SAP-Systeme gehören zu den komplexesten und flexibelsten ERP-Tools, die in einem Unternehmen implementiert werden können. Ihre modulare Struktur und die Unterstützung bewährter Branchenpraktiken machen sie in fast jeder Organisation einsetzbar, unabhängig von der Größe und Branche. Doch keine zwei Unternehmen sind identisch – sie unterscheiden sich in Struktur, Prozessen und Geschäftszielen.
Deshalb ist die Personalisierung von SAP, also die Anpassung des Systems an die einzigartigen Bedürfnisse eines Unternehmens, ein entscheidender Bestandteil jeder Implementierung. Schauen wir uns an, was die Personalisierung von SAP ausmacht und wie man sich richtig darauf vorbereitet.
Erweiterungen der Funktionalität, also was bedeutet eigentlich Personalisierung von SAP?
Die Personalisierung von SAP ist der Prozess, bei dem die Standardfunktionen des Systems an die spezifischen Anforderungen einer Organisation angepasst werden, um deren operative und strategische Bedürfnisse optimal zu unterstützen. Die Definition klingt vielleicht etwas technisch, aber paradoxerweise gibt sie den Sinn der Personalisierung – oder besser gesagt „Individualisierung“ – von SAP perfekt wieder. Es geht darum, das breite Spektrum an Möglichkeiten zu nutzen, damit das System auch den spezifischsten Anforderungen der Organisation gerecht wird, die es verwendet. Und so kann die Personalisierung auf verschiedenen Ebenen erfolgen, je nach Komplexität und Spezifik der Geschäftsprozesse. Auf der Basisstufe handelt es sich um die Systemkonfiguration (Customizing), die es ermöglicht, Änderungen innerhalb der verfügbaren Optionen vorzunehmen – wie zum Beispiel das Definieren von Organisationsstrukturen, das Konfigurieren von Finanzprozessen, logistischen Prozessen oder das Management von Workflows.
Wenn die Standardfunktionen des Systems nicht ausreichen, kann man sogenannte „Enhancements“ (Erweiterungen) verwenden, um bestehende Funktionen zu erweitern. Dies ist die ideale Lösung, wenn Modifikationen erforderlich sind, die den Standardcode des Systems nicht ändern und gleichzeitig zusätzliche Geschäftslogiken oder Formularelemente ermöglichen. Bei noch anspruchsvolleren Anforderungen können Unternehmen auf Custom Development zurückgreifen – die Erstellung maßgeschneiderter Software, die spezifische Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Mit der Programmiersprache ABAP oder der SAP Business Technology Platform (BTP) können maßgeschneiderte Berichte, Anwendungen oder integrierte Schnittstellen zur Kommunikation mit anderen Systemen entwickelt werden.
Obwohl SAP eine breite Palette von Standard-Geschäftsprozessen bietet, die auf bewährten Praktiken basieren, kommt es häufig vor, dass Organisationen Modifikationen benötigen, um das Potenzial des Systems vollständig in ihrer Branche auszuschöpfen. Die Standardfunktionen von SAP sind universell, was ihr großer Vorteil ist, aber sie müssen möglicherweise an spezifische Prozesse oder außergewöhnliche Geschäftsfälle angepasst werden. Daher unterstützt die Personalisierung nicht nur die laufende Geschäftstätigkeit, sondern ermöglicht auch den strategischen Aufbau eines Wettbewerbsvorteils durch die Anpassung technologischer Werkzeuge an individuelle Geschäftszielen. Das Verständnis dieser Bedürfnisse und ein bewusster Ansatz zur Personalisierung sind die Grundlage für den erfolgreichen Einsatz von SAP.
Arten der Personalisierung von SAP. Dies sind die wichtigsten
Lassen Sie uns noch einmal die bereits erwähnten Arten der Personalisierung betrachten und diese genauer anschauen. Personalisierung kann unterschiedlich in Umfang und Komplexität sein. Die grundlegende Ebene ist Customizing, bei dem es um die Konfiguration der im System verfügbaren Optionen geht, wie etwa das Definieren von Organisationseinheiten, Finanzprozessen, Workflows oder logistischen Parametern. Dieser Ansatz ermöglicht eine schnelle Anpassung des Systems, ohne in den Quellcode einzugreifen, was sowohl aus Sicht der Implementierungszeit als auch der späteren Systemaktualisierungen von Vorteil ist.
Für fortgeschrittene Anforderungen kann auf Enhancements zurückgegriffen werden. Dies sind Erweiterungen, die es ermöglichen, neue Funktionen hinzuzufügen oder bestehende anzupassen, ohne den Standardcode zu ändern. Mit Tools wie dem Enhancement Framework können Unternehmen benutzerdefinierte Geschäftslogiken, zusätzliche Felder in Formularen oder Änderungen in den Datenflüssen einführen, ohne das technische Support von SAP zu gefährden.
Die fortschrittlichste Form der Personalisierung ist Custom Development, also die Erstellung maßgeschneiderter Lösungen von Grund auf. Mithilfe der Programmiersprache ABAP oder Plattformen wie der SAP Business Technology Platform (BTP) können Entwickler maßgeschneiderte Anwendungen, Berichte oder Integrationsschnittstellen erstellen. Diese Art der Personalisierung ist besonders nützlich für Unternehmen mit sehr spezifischen Geschäftsanforderungen, die über die Möglichkeiten der Standardmodule von SAP hinausgehen.
Man darf auch die Personalisierung der Benutzeroberfläche nicht vergessen, die mit der Einführung von SAP Fiori immer wichtiger wird. Mit benutzerfreundlichen Tools können die Benutzer Ansichten anpassen, Kacheln hinzufügen und wiederkehrende Aufgaben automatisieren, was ihre Benutzererfahrung mit dem System erheblich verbessert.
Beispiele für die Personalisierung von SAP in der Praxis
Die Anpassung von SAP kann je nach Branche und den Bedürfnissen der Organisation verschiedene Formen annehmen. In Fertigungsunternehmen betrifft die Personalisierung oft das SAP PP (Production Planning) Modul. So passte ein Unternehmen seine Produktionspläne an, indem es benutzerdefinierte Felder hinzufügte, die mit den Produktspezifikationen für Sonderanfertigungen verknüpft waren. Dadurch wurde der Produktionsprozess präziser und besser an die Anforderungen der Kunden angepasst.
Im Finanzsektor ist es hingegen üblich, das SAP FI-Modul anzupassen. Ein internationaler Konzern konnte seine Buchhaltungsprozesse so konfigurieren, dass sie Berichte erzeugen, die den lokalen rechtlichen Vorschriften in verschiedenen Ländern entsprechen, und gleichzeitig in das globale Finanzberichterstattungssystem integriert werden.
Im Bereich der Logistik passen Unternehmen häufig das SAP EWM-Modul (Extended Warehouse Management) an, indem sie Algorithmen zur Optimierung der Lagerlayoutplanung oder der Raumnutzung in dynamischen Umgebungen einführen.
Vorbereitung auf die Personalisierung von SAP Schritt für Schritt
Erfolgreiche Personalisierung erfordert sorgfältige Planung. Der erste Schritt ist die Durchführung einer Analyse der Geschäftsanforderungen. Wichtige Fragen, auf die eine Antwort gefunden werden muss, sind: Welche Prozesse müssen angepasst werden, welche Geschäftsziele sind mit der Personalisierung verbunden und welche Werkzeuge werden benötigt, um diese zu erreichen?
Der nächste Schritt ist die Auswahl der richtigen Personalisierungsstrategie. Kann das Ziel mit der Konfiguration von Standardoptionen erreicht werden oder sind erweiterte Erweiterungen oder maßgeschneiderte Lösungen erforderlich? Es ist ratsam, sowohl das IT-Team als auch die wichtigsten Geschäftsanwender in diesen Prozess einzubeziehen, um sicherzustellen, dass das Projekt die Bedürfnisse aller Stakeholder erfüllt.
Jede Änderung im SAP-System sollte vor der Implementierung in der Produktionsumgebung ausführlich in einer Testumgebung getestet werden. Das Testen muss sowohl technische Aspekte als auch Geschäftsszenarien umfassen, um sicherzustellen, dass die vollständige Funktionalität gewährleistet ist und die Prozesse des Unternehmens eingehalten werden. Es ist auch wichtig, das Änderungsmanagement ordnungsgemäß zu handhaben – die Mitarbeiter müssen sich der Änderungen bewusst sein und entsprechend geschult werden, um die neuen Funktionen effektiv zu nutzen.
Ein Prozess, der nicht einfach ist, aber Geduld erfordert
Die Personalisierung von SAP ist ein Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, das Potenzial dieses ERP-Systems voll auszuschöpfen. Durch die Anpassung des Systems an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens kann die Effizienz der Prozesse erhöht, die Qualität der Berichterstattung verbessert und die Workflows optimiert werden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt jedoch in der richtigen Vorbereitung – Analyse der Anforderungen, sorgfältige Planung, Testen und Änderungsmanagement. SAP bietet enorme Möglichkeiten zur Personalisierung, aber nur ein gut durchdachtes Projekt wird es ermöglichen, sein volles Potenzial auszuschöpfen.
