Jak zapewnić bezpieczeństwo wysyłki faktur do Krajowego Systemu e-Faktur, nie generując przy tym dodatkowej pracy dla swojego zespołu? Odpowiedzi na to pytanie poszukują przedsiębiorcy, którzy już niedługo zostaną zobowiązani do wysyłki faktur do KSeF-a. Dobrym przykładem rozwiązania spełniającego rządowe wytyczne i optymalizującego czas pracy jest autorski KSeF od UpTime ERP, z którego korzysta już spore grono klientów, m.in. Oceanic.
Dla wielu przedsiębiorców przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązków związanych z KSeF-em jest jak bomba z opóźnionym zapłonem. Przedstawiciele firm obawiają się, że spełnianie rządowych zaleceń w zakresie obiegu e-faktur wymusi potrzebę zatrudniania nowych osób lub obarczy obecnych pracowników dodatkowymi zadaniami. Ich obiekcje dotyczą także zachowania bezpieczeństwa wysyłki dokumentów oraz potencjalnych problemów związanych z aktualizacjami rządowego systemu i SAP-a. Czy słusznie? Sprawdźmy to na przykładzie autorskiego rozwiązania KSeF od UpTime ERP!
Krajowy System e-Faktur – nowe terminy
Obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur miał wejść w życie już 1 lipca 2024 r. Ze względu na zdiagnozowanie błędów krytycznych w systemie, Ministerstwo Finansów podjęło jednak decyzję o przesunięciu daty startu obligatoryjnego KSeF-a dla firm. Informacja o nowych terminach widnieje w nowelizacji ustawy o VAT, podpisanej przez Prezydenta Andrzeja Dudę w dniu 5 czerwca 2024 r. Przedsiębiorstwa zyskały zatem więcej czasu na przygotowanie się do rozpoczęcia wysyłki dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur.
Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla firm, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w 2025 r. kwotę 200 mln zł. Dwa miesiące później, a więc od 1 kwietnia 2026 r. będzie on już obligatoryjny dla wszystkich przedsiębiorstw. Pomimo wydłużenia terminu już teraz obserwujemy rosnące zainteresowanie firm naszym rozwiązaniem dedykowanym integracji KSeF-a z systemem SAP – mówi Eryk Krysztofiak, Partner Zarządzający UpTime ERP.
Nie taki KSeF straszny…
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma służyć usprawnieniu kontroli poprawności rozliczania podatku VAT. Będzie to możliwe dzięki zdalnemu monitorowaniu dokumentów przez Krajową Administrację Skarbową. Firmy zwykle nie reagują entuzjastycznie na konieczność realizacji nowych obowiązków nakładanych przez rząd – szczególnie, jeśli ich celem jest zaostrzenie kontroli. Warto jednak pamiętać, że w przypadku wdrożenia KSeF-a przedsiębiorstwa mogą liczyć na konkretne profity.
Oto 5 korzyści związanych z wprowadzeniem KSeF-a:
-
- szybszy zwrot podatku VAT dla firm. Okres zwrotu skraca się z 60 do 40 dni, poprawiając płynność finansową przedsiębiorstw;
- potwierdzenie odbioru faktury przez kontrahenta, co jest istotne w przypadku wystawiania korekt;
- brak potrzeby wystawiania duplikatów faktur;
- archiwizacja faktur w KSeF-ie przez 10 lat liczonych od końca roku, w którym wystawiono dokument;
- brak obowiązku przesyłania JPK_FA.
KSeF od UpTime ERP – multum korzyści bez zbędnych kliknięć
Korzystanie z udogodnień związanych z wdrożeniem obowiązkowego KSeF-a nie musi wcale iść w parze z obarczeniem zespołu większą ilością pracy. Firmy, którym zależy na optymalizacji czasu pracy mogą zdecydować się na wdrożenie autorskiego rozwiązania UpTime ERP. Nasi eksperci stworzyli całkowicie „samoobsługowe” rozwiązanie, które działa w tle, nie wymagając od pracowników ani jednego dodatkowego kliknięcia.
Wysyłka i odbiór dokumentów odbywają się wyłącznie w systemie SAP, a użytkownicy nie muszą logować się do zewnętrznych portali. W czasie, w którym realizują oni standardowe transakcje w SAP-ie, nasze rozwiązanie transformuje dokumenty zgodnie z rządowymi wytycznymi i przesyła je na serwer Ministerstwa Finansów. W ramach komunikacji dwukierunkowej uptime’owy KSeF może także odbierać z ministerialnego serwera informacje generowane przez Krajowy System e-Faktur, m.in. nr KSeF, nr sesji czy nr wysyłki.
Nasi klienci nie kryją zaskoczenia, gdy przekonują się, że spełnienie rządowego obowiązku związanego z przesyłaniem e-faktur nie wymaga od ich zespołu dodatkowego nakładu pracy. Jako byli pracownicy korporacji wiemy, jak ważna jest optymalizacja czasu pracy, dlatego w naszym rozwiązaniu położyliśmy nacisk na to, aby wszystkie procesy odbywały się w tle – bez udziału użytkownika. Pracownicy realizują więc swoje zadania dokładnie tak, jak przed wdrożeniem KSeF-a, a po zakończeniu implementacji zakres ich pracy pozostaje taki sam – wyjaśnia Sławomir Dominiczak, SAP FI/CO Expert w UpTime ERP.
Autorskie rozwiązanie na bieżąco monitoruje poprawność przesyłania danych. W razie zaistnienia problemu, np. okresowej przerwy w dostępie do serwera ministerstwa, uprawniony użytkownik SAP-a otrzyma e-maila z informacją o błędzie.
Bezpieczeństwo i brak przykrych niespodzianek – nawet po aktualizacji
Integracja SAP-a z KSeF-em może odbywać się na różne sposoby. W przypadku autorskiego rozwiązania KSeF od UpTime ERP dane z SAP-a są przesyłane bezpośrednio do KSeF-a. W przeciwieństwie do konkurencji nie korzystamy z zewnętrznych serwerów, przez co zwiększyliśmy bezpieczeństwo wysyłki faktur na serwer Ministerstwa Finansów. Zgodnie z rządowymi wytycznymi korzystanie z KSeF-a wymaga uwierzytelnienia. Spełniamy te wymagania, stosując token komunikacyjny, który jest przechowywany w systemie SAP w zaszyfrowanej wersji, niedostępnej dla standardowego użytkownika biznesowego.
Rozwiązanie KSeF od UpTime ERP jest kompatybilne z systemami SAP ECC i S/4 HANA. W trakcie implementacji nie modyfikujemy standardowych tabel systemu SAP, aby uniknąć problemów, które mogłyby pojawić się w wyniku późniejszych aktualizacji zarówno SAP-a, jak i KSeF-a. W ten sposób stworzyliśmy niezawodne rozwiązanie, które w przyszłości będzie działało równie sprawnie, jak teraz.
KSeF w Oceanicu – wyzwanie zakończone sukcesem
Rozwiązanie KSeF od UpTime ERP pozwala na precyzyjne dopasowanie szeregu zróżnicowanych funkcjonalności do indywidualnych potrzeb klienta. Wyróżnia je także możliwość zdefiniowania niestandardowych mapowań pól oraz obsługi nietypowych funkcji nadpisujących standardową logikę przypisania wartości do pola faktury.
Przykładem implementacji, która wymagała wykorzystania szerokiego wachlarza możliwości personalizacji było wdrożenie w firmie Oceanic.
System klienta był rozbudowany i wymagał licznych dostosowań związanych m.in. ze specyficznym oraz dość skomplikowanym sposobem obsługi faktur retrorabatowych. Zespół Oceanica bardzo skrupulatnie przetestował poprawność działania naszych rozwiązań, dzięki czemu zyskaliśmy pewność, że KSeF od UpTime ERP działa prawidłowo także w przypadku niestandardowych ustawień – dodaje Eryk Krysztofiak.
Prawidłowa obsługa faktur retrorabatowych nie była jednak wcale największym problemem, z którym zmierzył się nasz zespół. Głównym wyzwaniem stało się dostosowanie działania autorskiego rozwiązania do zmiany struktury schemy wprowadzonej przez Ministerstwo Finansów w trakcie naszego wdrożenia.
Zmiana struktury schemy sprawiła, ze mieliśmy okazję kompleksowo przećwiczyć dostosowanie się do nowych warunków. Przełożyło się to na wiele dodatkowej pracy, ale dzięki temu upewniliśmy się w przekonaniu, że potrafimy reagować elastycznie i wiemy, jak sprostać kolejnym niespodziewanym wyzwaniom, na przykład kolejnej zmianie struktury schemy – z drugiej na trzecią – mówi Sławomir Dominiczak z UpTime ERP.
Dlaczego warto nam zaufać?
Od czasu wdrożenia rozwiązania do obsługi faktur sprzedażowych i kosztowych w Oceanicu zrealizowaliśmy już ponad 20 tego typu implementacji. Część z nich wykonaliśmy wyłącznie siłami naszego zespołu, a inne we współpracy z konsultantami zewnętrznymi, ponieważ pozostajemy otwarci na różne formy współpracy.
Klienci często już na wstępie obdarzają nas dużym zaufaniem ze względu na nasze bogate doświadczenia poparte wdrożeniami JPK_VAT i Białej Listy. Duże firmy wybierają uptime’owe rozwiązanie, ponieważ cenią sobie oszczędność czasu pracy i stabilność działania systemu. Potwierdzeniem jego skuteczności są listy referencyjne oraz rekomendacje do kolejnych projektów. Zawsze jesteśmy otwarci na rozmowę, dlatego wszystkich zainteresowanych wdrożeniem naszego rozwiązania serdecznie zachęcamy do kontaktu – podsumowuje Eryk Krysztofiak z UpTime ERP.
