Wie können Sie die sichere Übermittlung von Rechnungen an das nationale e-Rechnungssystem (KSeF) gewährleisten, ohne zusätzliche Arbeit für Ihr Team zu schaffen? Diese Frage stellen sich viele Unternehmensinhaber, da sie bald verpflichtet sein werden, Rechnungen an KSeF zu senden. Ein gutes Beispiel für eine Lösung, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig die Arbeitszeit optimiert, ist das maßgeschneiderte KSeF von UpTime ERP, das bereits von einer bedeutenden Anzahl von Kunden, einschließlich Oceanic, genutzt wird.
Für viele Unternehmensinhaber fühlt sich die Verschiebung der Frist für die verpflichtenden KSeF-Anforderungen wie eine tickende Zeitbombe an. Unternehmensvertreter befürchten, dass die Einhaltung der staatlichen Richtlinien für den elektronischen Rechnungsaustausch die Einstellung neuer Mitarbeiter erfordern oder die bestehenden Mitarbeiter mit zusätzlichen Aufgaben belasten wird. Ihre Bedenken erstrecken sich auch auf die Sicherstellung der Sicherheit der Dokumenteneinreichungen und potenzielle Probleme im Zusammenhang mit Updates im Regierungssystem und SAP. Sind diese Bedenken gerechtfertigt? Lassen Sie uns dies am Beispiel der maßgeschneiderten KSeF-Lösung von UpTime ERP näher betrachten!
Nationales e-Rechnungssystem – Neue Fristen
Die Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter Rechnungen über das nationale e-Rechnungssystem (KSeF) sollte ursprünglich am 1. Juli 2024 in Kraft treten. Aufgrund der Identifizierung kritischer Systemfehler beschloss das Finanzministerium jedoch, die verpflichtende Umsetzung von KSeF für Unternehmen zu verschieben. Die aktualisierten Fristen sind im Änderungsantrag zum Umsatzsteuergesetz festgelegt, das Präsident Andrzej Duda am 5. Juni 2024 unterzeichnet hat. Infolgedessen haben die Unternehmen nun mehr Zeit, sich auf den Beginn der Dokumenteneinreichungen beim nationalen e-Rechnungssystem vorzubereiten.
Ab 1. Februar 2026 wird KSeF für Unternehmen, deren Verkaufswert (einschließlich Steuern) 2025 200 Millionen PLN übersteigt, verpflichtend. Zwei Monate später, am 1. April 2026, wird es für alle Unternehmen obligatorisch. Trotz der verlängerten Frist beobachten wir bereits ein wachsendes Interesse von Unternehmen an unserer Lösung zur Integration von KSeF mit dem SAP-System, sagt Eryk Krysztofiak, Managing Partner bei UpTime ERP.
KSeF ist gar nicht so beängstigend…
Die Einführung des nationalen e-Rechnungssystems (KSeF) soll die Überwachung der Mehrwertsteuer-Compliance verbessern. Dies wird durch die Fernüberwachung von Dokumenten durch die Nationale Steuerverwaltung erreicht. Unternehmen sind im Allgemeinen nicht begeistert von neuen Verpflichtungen, die von der Regierung auferlegt werden, insbesondere wenn sie darauf abzielen, die Kontrollen zu verschärfen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Implementierung von KSeF den Unternehmen greifbare Vorteile bieten kann.
- Schnellere Mehrwertsteuerrückerstattungen für Unternehmen – Die Rückerstattungsfrist wird von 60 auf 40 Tage verkürzt, was den Cashflow des Unternehmens verbessert.
- Bestätigung des Rechnungseingangs durch den Auftragnehmer – Dies ist besonders wichtig bei der Ausstellung von Korrekturen.
- Keine Notwendigkeit, Duplikatrechnungen auszustellen.
- Rechnungsarchivierung in KSeF für 10 Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem das Dokument ausgestellt wurde.
- Keine Verpflichtung zur Einreichung von JPK_FA-Dateien.
KSeF von UpTime ERP – Ein Reichtum an Vorteilen ohne zusätzliche Klicks
Die Vorteile der obligatorischen KSeF-Implementierung müssen nicht bedeuten, dass Ihr Team mit zusätzlicher Arbeit belastet wird. Unternehmen, die ihren Workflow optimieren möchten, können die proprietäre Lösung von UpTime ERP wählen. Unsere Experten haben eine vollständig “Self-Service”-Lösung entwickelt, die im Hintergrund arbeitet und keinen einzigen zusätzlichen Klick von den Mitarbeitern erfordert.
Dokumente werden ausschließlich innerhalb des SAP-Systems gesendet und empfangen, sodass die Benutzer sich nicht in externe Portale einloggen müssen. Während sie Standardtransaktionen in SAP durchführen, transformiert unsere Lösung die Dokumente gemäß den Vorgaben der Regierung und sendet sie an den Server des Ministeriums für Finanzen. Im Rahmen der bidirektionalen Kommunikation kann das KSeF von UpTime ERP auch Informationen vom ministeriellen Server empfangen, die vom Nationalen E-Rechnungssystem generiert wurden, wie die KSeF-Nummer, die Sitzungsnummer und die Versandnummer.
Unsere Kunden sind oft überrascht zu erfahren, dass die Erfüllung der Anforderungen der Regierung an die E-Rechnung keine zusätzliche Arbeit für ihr Team erfordert. Als ehemalige Mitarbeiter in Unternehmen verstehen wir, wie entscheidend die Zeitoptimierung ist, weshalb unsere Lösung betont, dass alle Prozesse im Hintergrund ablaufen – ohne Benutzereingriff. Die Mitarbeiter führen ihre Aufgaben genau so aus wie vor der KSeF-Implementierung, und nach der Implementierung bleibt ihre Arbeitsbelastung unverändert, erklärt Sławomir Dominiczak, SAP FI/CO-Experte bei UpTime ERP.
Die proprietäre Lösung überwacht kontinuierlich die Genauigkeit der Datenübertragung. Wenn ein Problem auftritt, wie beispielsweise eine vorübergehende Unterbrechung des Zugangs zum Server des Ministeriums, erhält ein autorisierter SAP-Nutzer eine E-Mail-Benachrichtigung über den Fehler.
Sicherheit und keine unangenehmen Überraschungen – auch nach Updates
Integration von SAP mit KSeF kann auf verschiedene Weise erfolgen. Mit der proprietären KSeF-Lösung von UpTime ERP werden Daten aus SAP direkt an KSeF gesendet. Im Gegensatz zu unseren Wettbewerbern verwenden wir keine externen Server, was die Sicherheit der Übertragung von Rechnungen an den Server des Finanzministeriums erhöht. Gemäß den staatlichen Richtlinien erfordert die Nutzung von KSeF eine Authentifizierung. Wir erfüllen diese Anforderungen, indem wir ein Kommunikationstoken verwenden, das in SAP in verschlüsselter Form gespeichert wird und für standardmäßige Geschäftsnutzer unzugänglich ist.
Die KSeF-Lösung von UpTime ERP ist mit sowohl SAP ECC als auch S/4 HANA Systemen kompatibel. Während der Implementierung modifizieren wir die standardmäßigen SAP-Tabellen nicht, um potenzielle Probleme zu vermeiden, die durch zukünftige Updates sowohl von SAP als auch von KSeF entstehen könnten. Dieser Ansatz stellt sicher, dass wir eine zuverlässige Lösung geschaffen haben, die auch in Zukunft reibungslos funktionieren wird, genau wie jetzt.
KSeF bei Oceanic – Eine erfolgreich abgeschlossene Herausforderung
Die KSeF-Lösung von UpTime ERP ermöglicht eine präzise Anpassung einer Vielzahl von unterschiedlichen Funktionen, um die individuellen Bedürfnisse des Kunden zu erfüllen. Sie zeichnet sich auch durch die Fähigkeit aus, benutzerdefinierte Feldzuordnungen zu definieren und ungewöhnliche Funktionen zu handhaben, die die Standardlogik zur Zuweisung von Werten zu Rechnungsfeldern überschreiben. Ein Beispiel für eine Implementierung, die eine breite Palette von Anpassungsoptionen erforderte, war die Bereitstellung bei Oceanic.
Das System des Kunden war komplex und erforderte zahlreiche Anpassungen, einschließlich der spezifischen und ziemlich komplizierten Handhabung von Rückvergütungsrechnungen. Das Oceanic-Team testete die Funktionalität unserer Lösungen gewissenhaft und stellte sicher, dass KSeF von UpTime ERP auch mit nicht standardmäßigen Konfigurationen korrekt funktioniert, fügt Eryk Krysztofiak hinzu.
Die ordnungsgemäße Handhabung von Rückvergütungsrechnungen war jedoch nicht die größte Herausforderung, der sich unser Team gegenübersah. Die Hauptschwierigkeit bestand darin, unsere proprietäre Lösung an Änderungen der Schema-Struktur anzupassen, die vom Finanzministerium während unserer Implementierung eingeführt wurden.
Die Änderung der Schema-Struktur gab uns die Möglichkeit, uns gründlich auf neue Bedingungen einzustellen. Dies erforderte viel zusätzliche Arbeit, bestätigte jedoch auch unsere Fähigkeit, flexibel zu reagieren und unerwartete Herausforderungen, wie zukünftige Änderungen der Schema-Struktur, beispielsweise von der zweiten auf die dritte Version, zu bewältigen, sagt Sławomir Dominiczak von UpTime ERP.
Warum sollten Sie uns vertrauen?
Seit der Implementierung unserer Rechnungsstellungslösung bei Oceanic haben wir über 20 ähnliche Implementierungen abgeschlossen. Einige davon wurden ausschließlich von unserem Team durchgeführt, während andere in Zusammenarbeit mit externen Beratern erfolgten, da wir offen für verschiedene Kooperationsformen bleiben.
Kunden setzen von Anfang an oft großes Vertrauen in uns aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung mit JPK_VAT und den Implementierungen der White List. Große Unternehmen wählen die Lösung von UpTime ERP, weil sie Zeitersparnis und Systemstabilität schätzen. Unsere Effektivität wird durch Referenzschreiben und Empfehlungen für nachfolgende Projekte bestätigt. Wir sind stets offen für Diskussionen und ermutigen jeden, der an der Implementierung unserer Lösung interessiert ist, sich mit uns in Verbindung zu setzen, schließt Eryk Krysztofiak von UpTime ERP ab.